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SaaS Web Mail Archivierung
Revisionssicher archivieren! Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für Sie als Dienstleistung umgesetzt.
SaaS Web Mail Archiv auf einen Blick
Archivierungspflicht für Unternehmen
Als Unternehmer gelten strenge Regeln zur Aufbewahrungspflicht für E-Mails: die vom Bundesfinanzministerium Ende 2014 veröffentlichten Grundsätze (GoBD) definieren Maßnahmen zur Archivierung der E-Mails.
Revisionssicher archivieren
Die in das Archiv abgelegten E-Mails werden komprimiert, verschlüsselt und mittels Zeitstempel markiert; die archivierten E-Mails werden gegen Veränderung und Löschung gesichert.
SSL Verbindung und Verschlüsselung
Sowohl die Übertragung vom Mailserver zum Archiv als auch die Browser-Verbindung vom Nutzer der Weboberfläche (für die Durchsuchung des Archivs) sind SSL verschlüsselt. Die Mails selbst im Archiv werden verschlüsselt abgelegt.
Abrufen über Weboberfläche
Eine gut gestaltete Weboberfläche steht Ihnen zur Verfügung um archivierte E-Mails abzurufen. Eine performante Volltextsuche hilft Ihnen dabei gesuchte E-Mails schnell zu finden. Optional lässt sich der Zugriff per VPN einschränken.
Nutzerverwaltung
Jeder Nutzer kann lediglich seine E-Mails einsehen. Es gibt jedoch die Möglichkeit bestimmten Usern auch Einsicht in weitere Archive zu geben bzw. auch Admins, die selbst andere Nutzer verwalten können.
Indexierung der Anhänge
Gängige Dateitypen wie Word oder Pdf werden gescannt und die Inhalte indexiert, sodass diese mittels der performanten Suchengine in der Weboberfläche auch einfach wieder gefunden werden können.
Datenschutz
Mittels dedizierten Zugängen und Passwörtern wird die Einsicht in fremde Kommunikation verhindert. Natürlich sind weitere organisatorische Maßnahmen notwendig um den Datenschutz zu gewährleisten.
Online Service vs. On Premise
Mit der SaaS Web Archivierungslösung mieten Sie die Dienstleistung und können Ihrem Kerngeschäft nachgehen ohne weitere Aufwände. Eine On Premise Lösung bedeutet, dass Sie die Hardware selbst einkaufen und einrichten müssen und diese gegen Schäden absichern (Redundante Speichermedien) bzw. den Austausch im Schadensfall durchführen (eine marktübliche Festplatte hat meistens eine Garantie für 3-5 Jahre, die gesetzliche Aufbewahrungsdauer liegt bei 6-10 Jahren).
Ihre Vorteile mit SaaS Web
- Keine Systemadministration für Sie
- Immer Up-to-Date
- Verfügbarkeits- und Leistungsüberwachung
- Premium Service:
Schnell und effektiv - Indivduelle Setups
- Backup Verwaltung
- Enterprise Cloud Infrastruktur
powered by VMware vSphere - TierIV Datacenter
(99,95% garantierte Verfügbarkeit) - Hohe Bandbreite bis 10 Gbit/s
- Volle Redundanz in Hardware und Internet-Anbindung
Detaillierte Informationen zu SaaS Web Mail Archiv
Seine geschäftlichen E-Mails zu archivieren ist nicht nur aus gesetzlichen Gründen eine gute Idee. Es kommt doch immer wieder vor, dass alte Vorgänge wieder rekonstruiert werden müssen und diese durch verlorengegangene E-Mails erschwert werden. Die von SaaS Web betriebene Lösung fusst auf die Open Source Lösung Mailpiler.
Juristische Rahmenbedingungen für die elektronische Archivierung:
- Originäre elektronische Daten müssen elektronisch archiviert werden
- Keine Speicherung in Papierform (nicht als Ausdruck)
- Elektronisch auswertbare Daten müssen elektronisch auswertbar bleiben
- Anhänge müssen erhalten bleiben, und zwar im originären Format (beispielsweise als Excel-Tabelle)
- Keine Formatkonvertierung
- Ein nachträglicher Verlust der Daten muss unmöglich sein
- Keine nachträgliche (unbemerkte) Veränderung der Daten
- Datenveränderungen müssen rückgängig zu machen sein (Versionierung)
- Daten müssen in angemessener Zeit verfügbar gemacht werden können
- Migration auf neue Speichertechnologien muss möglich sein
- Der Speicher muss dem Wachstum dauerhaft gewachsen sein
Unterstützt Office365, Google Apps, Outlook uvm
Gängige Maillösungen können mit wenigen Handgriffen konfiguriert werden um mit dem SaaS Web Mail Archiv zusammenzuarbeiten.
Archivierungsregeln
Es lassen sich benutzerdefinierte Regeln erstellen um automatisiert zu archivierende E-Mails zu prozessieren. Meistens werden diese genutzt um E-Mails nicht zu archivieren, wenn bestimmte Parameter zutreffen (z. B. Newsletter).
Single Sign-On (optional)
Auf Wunsch kann der Zugriff auf das Archiv mittels Single Sign On (SSO) eingerichtet werden. SaaS Web unterstützt verschiedene Authentifizierungsserver (LDAP, WIndows Active Directory), wichtig für eine Integration ist eine sichere Verbindung herstellen zu können.
Löschen von veralteten E-Mails
Nach der gesetzlichen Aufbewahrungsdauern von 6-10 Jahren (in bestimmten Fällen auch länger) können die E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden.
Import von bestehenden E-Mails und Export archivierter E-Mails
Es ist möglich E-Mails (EML, Maildir, PST - Outlook Speicherformat) als Bulk Import in das Archiv zu speichern. Auch können die E-Mails direkt über einen POP3/IMAP Zugang importiert werden. Die archivierten E-Mails lassen sich in das EML-Mailformat exportieren.
Migration von Atmail Archivevault (optional)
Archivsystemmigrationen sind nicht immer einfach. Es ist jedoch möglich Mails von Atmail zu SaaS Web Archiv zu migrieren. Dazu kontaktieren Sie uns einfach.
Eckdaten
- Projektveröffentlichung: 2016
- Technologien: Nginx, Postfix, PHP, Mailpiler, Sphinxsearch, MariaDB
L
85,00 € / Monat
Einmalige Einrichtungsgebühr: 170,00 € (Alle Preise zzgl. MwSt.)
Eigene VM
150 GB
10 Tausend/Monat
unlimitiert
unlimitiert
optional
XL
100,00 € / Monat
Einmalige Einrichtungsgebühr: 200,00 € (Alle Preise zzgl. MwSt.)
Eigene VM
250 GB
40 Tausend/Monat
unlimitiert
unlimitiert
optional
XXL
175,00 € / Monat
Einmalige Einrichtungsgebühr: 350,00 € (Alle Preise zzgl. MwSt.)
Eigene VM
500 GB
100 Tausend/Monat
unlimitiert
unlimitiert
optional
XXXL
280,00 € / Monat
Einmalige Einrichtungsgebühr: 560,00 € (Alle Preise zzgl. MwSt.)
Eigene VM
750 GB
250 Tausend/Monat
unlimitiert
unlimitiert
optional
